Curso Técnico em Transações Imobiliárias
PEP- Programa de Educação Profissional
Secretaria de Educação do Estado de Minas Gerais
Organização e
Técnicas Comerciais
2012
CAPITULO 1
ROTINAS
COMERCIAIS
Introdução
A Empresa é a unidade produtora ou organismo econômico através do qual são reunidos, combinados e organizados os recursos humanos, a matéria-prima, os equipamentos e o capital, com a intenção de desenvolver um determinado ramo de atividade econômica para o fornecimento de bens e serviço com o objetivo de lucro.
Pessoa Física
É a pessoa natural, o individuo fisicamente representado e legalmente reconhecido pelo Cadastro de Pessoa Física no Ministério de Fazenda (CPF-MF) e pelo Registro Geral (RG) Secretária de Segurança Pública do Estado. Tratando-se de uma atividade mercantil, a pessoa física pode exercer vários trabalhos independentemente de estar trabalhando para uma empresa, como faz, exemplo, o profissional autônomo.
Pessoa Jurídica
É uma sociedade, corporação, associação ou instituição legalmente existente , que aferiu o direito de ter vida própria e capaz de ter direitos e deveres, e cuja existência é protegida por lei, com personalidade própria e independente, representada pelo(Cadastro de Pessoa Jurídica).
Em virtude de sua personalidade civil ser obtida não por meio natural, mas sim através da confirmação da lei em aceita-la como constituída, a pessoa jurídica só nascerá após o seu registro nos órgãos públicos competentes e terá vida enquanto obedecer aos parâmetros legais pelos quais foi aceita, tendo as pessoas que constituem o direito de extingui-la através de ato deliberativo próprio.
Levando em consideração que a pessoa jurídica pode ter direitos e deveres, poderá esta também efetuar compras a prazo e cadastro em bancos. Para isso existe o cadastro de pessoa jurídica, onde estão descritos: o endereço; numero do CNPJ e outros dados para aprovação de seu cadastro.
Quem pode constituir uma pessoa jurídica???
Pessoas físicas maiores de 18 anos ou emancipadas, cadastradas no RG_CPF, com residência fixa, que possuam um capital inicial, desde que não estejam respondendo a nenhum processo judicial que as impeça de exercer atividade mercantil
Pessoas físicas menores de 18 anos e Pessoas jurídicas podem constituir uma pessoa jurídica (empresa) somente como sócio cotista (sócio que participa da sociedade somente com o capital social e impedido de gerenciar a sociedade).
Razão Social ou Denominação Social
Quando se vai constituir uma empresa, a primeira coisa a se escolher é o nome dela. A razão social é a identidade da empresa em todo território nacional e não poderá haver outra empresa com o mesmo nome dentro País. Esse nome pode conter os sobrenomes dos sócios (Frederico & Espíndola Ltada ),chamados de Razão Social, ou pode conter a atividade que irá exercer (Sedução Malhas Ltada), chamado de Denominação Social.
Nome Fantasia
Este nome serve para divulgação da empresa e seus produtos. È facultativo para empresa o registro do nome fantasia, mas uma vez registrado, é considerada uma marca patenteada e leva o símbolo R. A empresa que registra uma marca é dona absoluta dela. O nome fantasia pode ser diferente da razão social.
Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ
O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, é um número único que identifica uma pessoa jurídica junto à Receita Federal brasileira (órgão do Ministério da Fazenda), necessário para que a pessoa jurídica tenha capacidade de fazer contratos, processar ou ser processada.
O Cadastro funciona como uma identidade e nele estão informados:
• Data de abertura,
• Nome da empresa,
• Título ou nome fantasia (se tiver).
• Código e descrição das atividades econômicas secundárias - se tiver,
• Código e descrição da natureza jurídica.
• Endereço.
• Situação Cadastral.
Um número típico de CNPJ tem o formato: 03.847.655/0001-98 onde os oito primeiros números formam a "raiz" - que identifica a empresa.
Deste modo, o número acima exemplificado identifica a matriz da empresa.O CNPJ deve estar informado em qualquer nota fiscal de qualquer empresa, bem como na embalagem de qualquer produto industrializado.
Inscrição Estadual - IE
No Brasil, a Inscrição Estadual (IE) é o registro do contribuinte no cadastro do ICMS, mantido pela Receita Estadual. Com a inscrição, o contribuinte do ICMS passa a ter o registro formal do seu negócio, junto à Receita Estadual do estado onde está estabelecido.
Empresas não contribuintes do ICMS, estão desobrigadas de possuir Inscrição Estadual, sendo o caso, por exemplo, dos bancos, hospitais, laboratórios, e de todas as outras empresas prestadoras de serviços sujeitos ao ISSQN.
Impostos e Contribuições
Todo o negócio, para que as metas e os objetivos sejam alcançados é preciso ter seus processos internos bem definidos e estruturados, seria como uma viagem de férias, da família, todos desejam ir para a casa de praia, para que esse objetivo se torne realidade é necessário verificar alguns detalhes ou até criar alguns procedimentos para que a viagem aconteça como: verificar o estado dos pneus do carro, a manutenção do motor, verificar se tem dinheiro disponível para a viagem, levar algumas ferramentas de precaução, caso haja problemas com o veiculo, definir o horário de saída e chegada ao destino e outros fatores que sem eles ficaria impossível chegar.
Para uma empresa isso é imprescindível para que ela cresça no mercado, seja em estrutura como em faturamento, por isso neste capitulo veremos alguns procedimentos interno de uma empresa necessária para a existência da mesma.
Para entendermos melhor o meio comercial de uma empresa, e necessário compreendermos alguns fatores que incidem no faturamento de uma empresa, os impostos e contribuições.
Conceito de Imposto e de Contribuição
Para que as rotinas comerciais consigam fluir de maneira ordenada, é de suma importância que o profissional da área conheça os conceitos de impostos e contribuições. Tais conceitos fazem parte do cotidiano de qualquer comércio varejista, seja de bens e serviços, seja para compra ou venda dos mesmos.
Impostos
É uma quantia paga compulsoriamente por pessoa ou organização para um governo, para reter os valores em beneficio da sociedade. È um tributo exigido do contribuinte sem que este receba diretamente, e sim através de prestações de benfeitoria pública.
Os impostos podem ser de ordem das esferas federais, estaduais e municipais, o imposto assegura o funcionamento da maquina administrativa governamental. Independente de qualquer atividade ou serviço do poder público em relação ao contribuinte, ele é simplesmente exigido, sem indicação prévia sobre a sua destinação.
Os impostos podem ser classificados em diretos e indiretos
Impostos Diretos
Tem a virtude de graduar diretamente a soma devida por contribuinte, conforme sua capacidade contributiva, exemplo disso é o Imposto de Renda. De forma simplificada quem ganha mais, paga mais.
Impostos Indiretos
Liga o ônus tributário a um evento jurídico ou material e não dispõe de um parâmetro direto para apurar a capacidade econômica do contribuinte. Podemos citar o IPI, ou ICMS e tantos outros.
Contribuição Social
Na legislação tributária Brasileira, contribuição social é um tributo cuja a instituição é destinada ao financiamento de planos de previdência social, de programas que impliquem intervenção no domínio econômico, ou no interesse de classes profissionais ou categorias de pessoas, servindo-as de benefícios econômicos ou assistenciais.
A contribuição social tem características de assegurar direitos relativos à saúde, previdência e assistência social, ou seja, financiar a seguridade social.
Um exemplo e a contribuição sindical, onde as contribuições de uma categoria de profissionais se destinam para os órgãos sindicais, que trabalham em prol de assegurar os direitos desses profissionais.
ICMS
O ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços),é um imposto estadual, ou seja, somente os governos dos estados e do Distrito Federal têm competência para instituí-lo (artigo 155 da Constituição de 1988). Apesar de ser de competência estadual, possui características nacionais, tendo em vista que as questões importantes são resolvidas de comum acordo entre estados e o distrito federal.
O contribuinte desse imposto pode ser pessoa física ou jurídica, que realize operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços industriais ou de comércio de forma habitual.
IPI
O IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) é um imposto federal, ou seja, somente a União tem o poder pata instituí-lo (artigo 153, inciso lV da Constituição Federal).
O fator gerador do IPI ocorre em um dos seguintes momentos
• Desembaraço aduaneiro de produto importado
• Saída do produto industrializado do estabelecimento do importador, do industrial, do comerciante ou do arrematador.
ISSQN ou ISS
O Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN ou ISS) é um imposto municipal, ou seja, somente os municípios têm competência para instituí-lo (artigo 156, lV da Constituição Federal).
O fator gerador do ISS é a prestação de serviços, tanto por empresa como por profissional autônomo, a base de calculo é por preço do serviço prestado.
PIS
O Programa de Integração Social é um fundo constituído por uma contribuição paga mensalmente pelas empresas (inclusive prestadoras de serviço, empresas públicas e sociedades econômicas mistas) ao Governo Federal. Uma parte desses valores arrecadados é utilizada pelo Governo Federal para o financiamento dos programas de desenvolvimento econômico.
Uma outra parcela dos valores arrecadados é utilizada para financiar o seguro-desemprego, beneficio concedido às pessoas que estão desempregadas e também financiar abonos salariais e rendimentos pagos aos empregados que ganham até 2 salários mínimos.
COFINS
A Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social foi instituída pela lei complementar 70 de 30/12/1991 e atualmente é regida pela Lei 9.718/98 com as alterações posteriores.
Todas as pessoas jurídicas, inclusive as pessoas equiparadas pela legislação do Imposto de Renda, com exceção das empresas optantes pelo SIMPLES são contribuintes do COFINS.
A base de calculo do PIS e do COFINS incide sobre o faturamento bruto da empresa, ou seja, as receitas operacionais como também a não operacionais.
IR
O Imposto de Renda é um imposto cobrado tanto de pessoas jurídicas como das pessoas físicas, no caso das pessoas físicas a base de calculo é feito através do rendimento mensal dessa pessoa, onde a alíquota varia dependendo da receita bruta.
CSLL
A Contribuição Social sobre o Lucro Líquido foi instituído em 1988 pela lei 7.689 e destina-se ao financiamento da Seguridade Social.
Aplica-se à CSLL as mesmas normas de apuração de pagamento estabelecidas para o Imposto de Renda das pessoas jurídicas, utilizando a mesma base de calculo do IR.
SIMPLES
O Simples (Sistema integrado de pagamento de impostos e contribuições das microempresas e empresas de pequeno porte) é o nome dado ao sistema de tributação simplificada criado em 1996 através de medida provisória e convertida em Lei nº 9.317, de 1996 pelo governo do Brasil, cujo objetivo é facilitar o recolhimento de contribuições das microempresas e médias empresas.
SIMPLES NACIONAL ou SUPER SIMPLES
Em dezembro de 2006, foi aprovado a lei complementar 123, que institui o chamado Super Simples.
A principal novidade foi a inclusão de vários setores prestadores de serviços antes não contemplados, ou seja, impeditivos pelo atual Simples. Portanto São 16 novos segmentos. Entre eles, escritórios de serviços contábeis, empresas de vigilância, limpeza ou conservação, além de construção de imóveis e obras de engenharia em geral, inclusive sob a forma de subempreitada.
Substituição Tributária
Substituição tributária é um mecanismo de arrecadação de tributos utilizado pelo governo brasileiro. Ele atribui ao contribuinte a responsabilidade pelo pagamento do imposto devido pelo seu cliente. A substituição será recolhida pelo contribuinte e posteriormente repassada ao governo.
Esse procedimento é notadamente utilizado na cobrança do ICMS (sendo conhecido como ICMS/ST),a incidência da substituição tributária é definida a depender do produto.
A substituição tributária é utilizada para facilitar a fiscalização dos tributos, ou seja, os tributos que incidem várias vezes no decorrer da cadeia de circulação de uma determinada mercadoria ou serviço.
SINTEGRA
O Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços - (SINTEGRA) é o sistema que foi implantado no Brasil com a finalidade de facilitar o fornecimento de informações dos contribuintes aos fiscos estaduais e de aprimorar o fluxo de dados nas administrações tributárias e entre as mesmas.
O SINTEGRA permite o controle informatizado das operações de entradas e saídas interestaduais realizadas pelos contribuintes de ICMS. Ele segue o modelo de informações sobre o IVA (Imposto sobre o Valor Agregado) da União Européia, porém adaptado às características do Brasil, ele também permite o intercâmbio de informações entre os fiscos estaduais e a Receita Federal.
Nota Fiscal
Toda a mercadoria que sai de uma empresa, ou de um estabelecimento comercial, deve ser acompanhada de um documento que comprove a saída desta mercadoria da empresa ou estabelecimento. Este documento é chamado de Nota Fiscal. Esta nota fiscal, além da comprovação da saída da mercadoria de uma empresa, é também necessário para os destaques dos impostos sobre essa mercadoria.
Nota Fiscal é um documento de extrema importância. É emitida com no máximo 3 vias, sendo que a primeira e a segunda via vão para o destinatário, a terceira para a contabilidade da empresa que deve ser arquivada para fins de fiscalização.
As Notas Fiscais podem ter a quarta via para quando houver um transporte de mercadorias para outro estado. Esta via é necessário para a Receita Estadual.
Em todas as notas fiscais tem indicações obrigatórias a serem feitas pelo contribuinte no que se diz respeito á natureza de operação são os códigos de CFOP e CST. Através da tabela de CFPO (Código Fiscal de Operações), podemos determinar se a natureza da operação é venda de mercadoria, devolução, transferência e outros, e se esta operação é efetuada dentro do estado ou para outros estados.
A tabela de CST (Código de Situação Tributária) indica a origem da mercadoria (importada ou de produção nacional).
Movimentações Bancários
A maioria das empresas varejista, independente do ramo de atividade, depende dos serviços prestados pelos bancos comerciais, para captação de recursos financeiros através de financiamentos diversos, ou para controles financeiros, utilizando como ferramentas, talões de cheques, saques, estratos bancários e outros recursos.
Conta Corrente
Esse tipo de movimentação pode ser utilizado por pessoa física ou por pessoa jurídica, sendo que a mesma será movimentada através da emissão de cheques de pagamentos e despesas e obrigações, e depósitos para suprir a emissão de cheques, fazendo com que o saldo venha a ficar positivo.
Para pessoas jurídicas, será utilizado também para recebimentos de duplicatas ou boletos referente ás vendas de mercadorias a prazo e cobrança em banco. No ato do pagamento por parte do cliente. O banco creditará o valor da duplicata na conta corrente da pessoa jurídica.
Poupança
Esta aplicação ocorre para pessoas físicas e poderá ser vinculada com a conta corrente, ou para pessoas que não tenham conta corrente, tendo apenas uma conta corrente, caso em que todos os meses o beneficiário vai até o banco e efetua os seus depósitos, com o intuito de receber juros na data de aniversario da conta poupança.
DOC
Abreviatura para Documento de Crédito é uma forma de transferência de recursos entre contas de bancos diferentes para valores de até R$ 5.000,00. O crédito ocorre no dia útil seguinte.
TED
Abreviatura para Transferência Eletrônica Disponível é uma forma de transferência de recursos entre bancos para crédito no mesmo dia. Essa movimentação é apenas para valores superiores á R$ 5.000,00.
Débito Automático
Essa é uma ferramenta de gestão financeira onde o cliente, sendo ele pessoa física ou pessoa jurídica, consegue monitorar seus gastos. O debito automática disponibiliza a o usuário diversas vantagens como:
• Evita pagar multas por eventuais atrasos.
• Continua recebendo sua conta normalmente com a inscrição ‘’Debito Automático’’.
• É possível efetuar débito automático de contas mesmo em nome de outra pessoa.
• Pode cadastrar qualquer conta, desde que a empresa mantenha convênio com o Banco de sua movimentação.
• Outros tipos de pagamentos (podem ser estendidos para pagamentos de: internet, TV a cabo, jornais, revistas, mensalidades de clubes e escolas
Cheque
O cheque é uma ordem de pagamento à vista, emitida por pessoa física ou jurídica, que possua fundos disponíveis no banco onde tem sua conta bancária.
Essa ordem de pagamento a vista pode ser preenchido e destino de diversas maneira como veremos a seguir.
Cheque ao Portador
Este modelo de cheque, não traz em seu preenchimento o nome do beneficiário, podendo ser depositado em conta corrente de terceiro, ou poderá ser sacado por qualquer pessoa.
Cheque Nominal
É o cheque que traz em seu preenchimento o nome do beneficiário, e não pode ser depositado em conta corrente de terceiro, ou ser sacado por terceiros, a menos que seja endossado no verso.
Cheque Cruzado
É o cheque que traz em seu preenchimento duas linhas paralelas cruzando-o a posição diagonal.
Boleto Bancário
Uma empresa pode optar por deixar suas cobranças a cargo de um banco. Ao efetuar uma venda a prazo, sendo a cobrança bancária, o banco se torna responsável por dar parte do andamento administrativo dessa cobrança.
Atualmente alguns bancos colocam à disposição de seus clientes serviços de emissão de boleto bancário on line, diretamente na internet, facilitando ainda mais a adesão a este tipo de cobrança.
Recibo
O recibo serve como comprovante de pagamento. Não tem validade como nota fiscal, mas é um documento que deve ser lançado no livro caixa da empresa e arquivado posteriormente, para comprovação de entrada e saída no caixa da empresa.
Nota Promissória
A nota Promissória é um comprovante de venda a prazo. Muitas vezes é utilizada por pessoas físicas, quando vendem determinados bens a prazo. Como garantia, o devedor assina um anota promissória. Se está não for paga no dia estabelecido, o emitente poderá procurar a justiça os seus direitos.
Algumas empresas também utilizam a nota promissória em substituição à duplicata, apenas para as vendas a prazo em carteira.
Administração do Tempo
Nos dias atuais vemos o crescimento da população, avanços tecnológicos, mercados globais interagindo, a rapidez nos novos canais de comunicação, isso tem requerido das empresas, uma maior produtividade seja nos processos operacionais, como nos processos administrativos.
As rotinas administrativas como são conhecidos, tem forçado os colaboradores administrativos a serem mais rápidos em suas tarefas. Administração do Tempo e a ferramenta que estuda, as melhores maneiras de organizar as tarefas e compromissos.
Para utilizar de maneira eficaz a administração do tempo, é necessário seguir algumas regras básicas:
1) Separe ações de compromissos para planejar o futuro.
Em relação ao planejamento, podemos classificar os compromissos em dois tipos.
O primeiro são os compromissos propriamente ditos, aqueles para os quais marcamos hora para fazer: reuniões, cursos, visitas, etc. Compromissos seguem o relógio, têm hora marcada, sincronizam nosso tempo com o de outros e nos bloqueiam.
O segundo tipo é classificado de ações. Ações têm prazo final definido ou não, mas não têm hora marcada para iniciar. As ações são disparadas de maneira individual e assíncrona. Exemplos de ações são fazer telefonemas, redigir, ler e analisar correspondências ou relatórios. Ações não seguem o relógio, não são feitas porque está na hora. As ações seguem a bússola que dá direção e sentido 'a nossa vida e devem ser realizadas na ordem da sua prioridade.
Compromissos são marcados numa agenda de horários. Ações são marcadas numa lista cuja execução segue as prioridades. Separá-los fisicamente é a melhor forma de não confundi-los.
É importante distinguir os compromissos das ações porque a maneira de nos comportarmos diante de uns e de outros é bastante distinta.
2) Priorize diariamente suas ações em A, B e C.
Não existe falta de tempo, o que existe é falta de prioridade. A boa administração do tempo é a arte de definir prioridades. A distorção mais freqüente na definição de prioridades é confundir urgência e importância. A noção de urgência está ligada a prazo.
A importância está ligada a valor. Mas ao invés de agir sobre o importante, reagimos à urgência.
Pode-se classificar os eventos quanto ao prazo e ao valor, isto é, em relação à sua urgência e importância, em quatro categorias:
A) É aquilo que é importante e urgente. Isto é, aquilo que é vital, tem valor e cujo prazo está expirando. Este é o quadrante da necessidade e da crise.
B) É aquilo que tem valor, mas não urgência. Este é o quadrante da qualidade.
C) É a urgência pura. São aquelas coisas cujo prazo está se esgotando, mas cuja perda não tem efeito significativo. O grande problema é que não sabemos lidar com perdas, não queremos abrir mão de nada e passamos a agir no sentido de evitar perdas e não de criar valor. A urgência pura é o grande ladrão de nosso tempo.
D) É o que não é nem urgente nem importante. É o desperdício e a deterioração da vida.
Resumindo:
A) Vitais / Necessários: precisam ser feitos.
B) Importantes: devem ser feitos.
C) Triviais: podem ser feitos ou não.
D) Desperdício: evitar.
Sem priorizar as ações no dia a dia, somos levados pelas urgências, ocupando-nos com trivialidades que não agregam valor à nossa vida profissional.
3) Anote com método para concentrar a atenção e facilitar a recuperação.
Aprenda a construir o futuro a partir do presente e recuperar o passado. Anotar é um movimento de atenção ao presente. Anotar durante e após um contato é mostrar atenção e cuidado pelo outro.
Dedique esta mesma atenção a você e anote suas idéias e percepções.
Dicas para uma anotação eficaz:
• Numere cada nota do dia em seqüência.
• Comece de 1 a cada dia numa página.
• Além do número identifique a nota pelo nome da pessoa de contato ou pelo assunto.
• Faça um Índice das notas importantes para facilitar a recuperação.
4) Onde marcar um compromisso futuro?
Um compromisso futuro com hora marcada deve ser anotado no Calendário Mensal. Nele, você tem uma perspectiva maior da sua disponibilidade ou ocupação, o que deixa mais fácil negociar compromissos sem ocupar totalmente o seu tempo. .
Em princípio, a folha de Plano Semanal, foi projetada para ser usada apenas no domingo, para o planejamento da semana que entra. A transcrição de compromissos para esta folha é proposta como um exercício de avaliação da real disponibilidade. Assim, você distribui os objetivos da semana de forma equilibrada e evita um super comprometimento. Feito isto, o Plano Semanal já cumpriu sua função e não há necessidade de manter o calendário de compromissos do Plano Semanal atualizado.
5) Abreviaturas úteis
Para facilitar as rotinas diárias, as abreviaturas nos agendamentos ajudam a organizar e minimizar o gasto com a comunicação, exemplo:
R: Reunião
T: Telefonar
C: Cobrar
6) Tempo Calmo
A maior queixa das pessoas é que elas não têm tempo para planejar o seu dia devido às múltiplas e incessantes demandas tanto no trabalho quanto em casa. As pessoas que já fizeram nosso Seminário conhecem o conceito de Tempo Calmo. Ele é um período de meia hora a duas horas durante o qual as interrupções são evitadas, exceto as emergenciais. É um bloqueio de horas na sua agenda para encontros com você mesmo. Uso do Tempo Calmo: tarefas que requerem concentração, como Planejamento. Requer treinamento de secretária, telefonistas ou recepcionistas e divulgação. Recados telefônicos são anotados para retorno posterior. Visitantes inesperados são convidados a marcar uma reunião.
O conceito de Tempo Calmo pode ser implementado em nível individual, departamental ou corporativo. Muitas empresas já o utilizam com sucesso. Obviamente, é difícil implementar o bloqueio de horas em nível individual em funções operacionais. Já funções gerenciais praticamente exigem o Tempo Calmo para serem desempenhadas com eficácia.
Sugestões para implementar o seu Tempo Calmo: se o seu ambiente de trabalho é conturbado procure uma outra sala.
7) Plano Diário Corporativo
Em empresas onde o planejamento individual já se tornou um hábito, o conceito de Tempo Calmo pode ser estendido. Além de um primeiro período de 15 a 30 minutos para o planejamento do dia a nível individual, no período subseqüente são promovidas reuniões rápidas para que os diversos níveis cheguem a um consenso quanto às prioridades do dia.
8) Dividindo e Agrupando as Ações do Dia
Muitos usuários subdividem a lista diária (com um traço, por exemplo) para agrupar ações de uma mesma categoria. As pessoas variam em relação à forma como agrupam as ações do dia. Alguns preferem dividir por papéis.
A forma mais simples desta divisão é dividir a lista de ações diárias em duas, uma para o campo profissional, outra para o campo pessoal. Outros subdividem as ações do dia em duas listas também: uma para o que foi decidida durante o plano do dia, outra para as coisas que surgem durante o dia.
Outros preferem agrupar as ações pela sua natureza: telefonemas, tarefas, pagamentos.
9) Ações que precisam de seguimento futuro
Digamos que você tem planejado no seu plano diário de hoje a seguinte ação: Fax proposta Francisco.
Você prepara e envia o fax com a proposta para o Francisco. Normalmente, você marcaria na agenda como ação completada. Porém este é o tipo de ação que requer uma verificação, isto porque tem um seguimento futuro, que seria ligar para Srº Francisco amanhã ou depois e verificar se ele recebeu e o que achou da proposta.
Se você não marcar imediatamente como uma ação no dia de amanhã (ou depois de amanhã), há uma grande possibilidade de que você se esqueça de fazê-lo. Uma sugestão é usar um símbolo, ou colocar uma observação para o dia seguinte dando continuidade ao processo.
CAPITULO 2
ESTRUTURA DE OPERAÇÃO COMERCIAL
Organograma
A Estrutura Organizacional refere-se ao modo como as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. Na qual processo de organização é composto de cinco etapas, proporcionam um bom arcabouço.
• Listar o trabalho
Precisa ser feito para alcançar os objetivos da organização. Por exemplo, o objetivo de um hospital, cuidar dos doentes, envolve tarefas que vão da compra de equipamentos e suprimentos, até a contratação de pessoal e a busca de credenciamento, ou reconhecimento, por parte de várias organizações profissionais
• Dividir o trabalho
Dividir a carga total de trabalho em tarefas que possam ser realizadas lógicas e confortavelmente por indivíduos ou grupos. A isto chamamos de divisão do trabalho.
• Combinar as tarefas
Combinar as tarefas de modo lógico e eficiente. O agrupamento de empregados e tarefas é geralmente chamado de departamentalização.
• Coordenação
Criar mecanismos de coordenação. Esta integração dos esforços de indivíduos, grupos e departamentos facilita o alcance dos objetivos.
• Monitoramento
Monitorar a eficácia da estrutura organizacional a fazer os ajustes necessários.
Tipos de Estruturas Organizacionais
Os departamentos de uma organização podem ser estruturados formalmente de três modos principais: por função, divisional e matricial
Estrutura Funcional
Reúne num departamento todas as pessoas envolvidas em uma atividade ou em várias atividades relacionadas. Por exemplo, uma organização dividida por função pode ter departamentos separados de fabricação, marketing e vendas.
Um gerente de vendas nessa organização seria responsável pela venda de todos os produtos e serviços oferecidos pela empresa.
Estrutura Divisional
A organização por produto ou mercado, freqüentemente chamada de estrutura divisional, reúne numa unidade de trabalho todas as pessoas envolvidas na produção e marketing de um produto ou de um grupo de produtos relacionados, todas as que estão numa certa área geográfica, ou todas as que lidam com um certo tipo de consumidor.
Por exemplo, uma organização pode ter divisões separadas de química, detergentes e cosméticos, com cada uma delas com um chefe de divisão, sendo responsável pelas atividades de fabricação, marketing e vendas de toda a unidade. Hoje em dia a General Motors é um bom exemplo desse tipo de estrutura.
Estrutura Matricial
Numa estrutura matricial, dois tipos de estrutura existem simultaneamente. Os departamentos funcionais permanentes têm autoridade sobre os padrões profissionais e de desempenho de suas unidades, enquanto que equipes de projeto são criadas, á medida em que surge necessidade, para executar programas específicos.
Os membros das equipes são oriundos de vários departamentos funcionais e são subordinados a um gerente de projeto, que é responsável pelos resultados do trabalho da equipe.
Fluxograma
É um gráfico que demonstra a seqüência operacional do desenvolvimento de um processo, o qual caracteriza: o trabalho que está sendo realizado, o tempo necessário para a realização, distância percorrida pelos documentos, quem está realizando o trabalho e como ele flui entre os participantes desse processo.
Para se montar um fluxograma com sucesso, e necessário seguir alguns padrões, em forma de símbolos.
Figura Ação
Inicio e Fim
Ação
Decisão
Conexão
Fluxo
Vamos usar um exemplo de fluxograma.
Atividade: Liberação de um pedido de entrega de um produto
1º Pedido do departamento comercial para a expedição da empresa.
2º Analise do pedido do produto, com o disponível no estoque.
3º Pedido da expedição para setor logístico para entrega do pedido.
4º Verificação da disponibilidade do cliente de receber o produto.
5º Liberação do setor logístico do veiculo e motorista.
6º Confecção da Nota Fiscal.
7º Carregamento dos pedidos.
8º Romaneio da Carga.
9º Saída do pedido da empresa.
10º Chegada do pedido no cliente.
Analise e Distribuição do Espaço
Verifica-se que, em sua grande maioria, os projetos de construção civil e/ou ampliação das partes físicas das empresas possuem na essência uma preocupação muito acentuada com o fator estético, ignorando muita das vezes as atividades que serão desenvolvidas, o fluxo dos processos administrativos e operacionais, ou seja o layout (arranjo físico) funcional.
Dentro de um layout funcional proporciona diversas facilidades para:
Funcionários: Conforto, bem-estar, satisfação e segurança no trabalho.
Clientes: Melhores produtos e serviços, um ambiente saudável, gostoso de ser visitado.
Operações: Fluxo de trabalho mais racional, menor tempo de produção, diminuição do fluxo de recursos materiais, humanos e da linha de produção, aumento dos níveis de eficiência administrativa e operacional.
Espaço Físico: Flexibilidade na disposição dos equipamentos de produção e áreas físicas e possibilidade de ampliação destas áreas, aproveitamento do espaço da melhor maneira possível.
Empresa: Integração de todos os processos e todos os elementos envolvidos em sua execução, cujos resultados serão: aumento dos níveis de qualidade, produtividade e eliminação de desperdícios.
Para se confeccionar um layout, é necessário seguir alguns princípios básicos estabelecidos para o melhor aproveitamento de um arranjo físico.
Princípios do Layout
• Espaço Tridimensional: Deve-se buscar o melhor aproveitamento do espaço disponível, ou seja, vertical, horizontal e longitudinal.
• Economia de Movimentos: Procurar encurtar a distância entre diversas fases do processo, de tal forma que materiais, pessoas e documentos circulem o menos possível.
• Flexibilidade: Todo layout deve ser concebido da forma menos rígida possível, possibilitando constantes alterações ambientais requeridas pelos clientes e que sejam realizadas pronta e economicamente.
• Fluxo Progressivo: Estabelece que as fases de um processo operacional devem ser lógicas e contínuas possíveis, sem paradas, voltas ou cruzamentos, tanto para os funcionários quanto para os equipamentos.
• Integração: Todos os componentes do processo devem estar integrados, ou seja, homens, maquinas e matérias-primas funcionando como única unidade e em sinergia.
• Satisfação e Segurança do Trabalho: O Arranjo Físico deve ser disposto de forma a oferecer conforto, aparência e, principalmente, segurança para os homens e as operações. Lembrando que trabalhador satisfeito produz mais e melhor.
Como foi dito anteriormente, o layout tenho o objetivo de manter o ambiente agradável, tanto para o cliente que visita o estabelecimento, quanto para os funcionários, trazendo uma série de conseqüência positivas.
Veremos logo a seguir um exemplo de um layout para um escritório
CAPITULO 3
COMERCIO
VAREJISTA
Varejo
Varejo consiste em todas as atividades que englobam o processo de venda de produtos e serviços para atender a uma necessidade pessoal do consumidor final. O varejista é qualquer instituição cuja a atividade principal consiste no varejo, Isto é, na venda de produtos e serviços.
Quando se fala em varejo logo surge em mente a imagem de uma loja; porém, as atividades varejistas podem ser realizadas também pelo telefone, por correio, pela internet, e também na casa do consumidor. Quando fabricantes e atacadistas vendem diretamente para o consumidor final, estão também desempenham atividades de varejo, porem não são considerados como varejo, pois essa não é a principal fonte de receita.
O varejista difere do atacadista, pois o atacado consiste no processo de venda para clientes institucionais que compram produtos e serviços para revendê-los ou como insumo para atividades empresariais
Nível 2
Nível 3
Nível 4
Nível 5
Papel do varejo e níveis de canal
O varejista faz parte dos sistemas de distribuição entre o produtor e o consumidor, desempenhado um papel de intermediário, funcionando como um elo de ligação entre os níveis do consumo e o nível de atacado ou de produção.
Os varejistas compram, recebem e estocam produtos de fabricantes ou atacadistas para oferecer aos consumidores a conveniência de tempo e lugar para a aquisição de produtos. Apesar de exercerem uma função de intermediários, assumem cada vez mais um papel pró-ativo na identificação das necessidades do consumidor e na definição do que deverá ser produzido para atender as expectativas do mercado.
Classificação e Formatos Varejistas
As instituições varejistas podem ser classificas segundo vários critérios, conforme veremos na próxima ilustração. No mercado temos vários tipos de varejistas caracterizados de acordo com o tipo de propriedade. Em seguida, as instituições varejistas são categorizadas em dois principais sistemas: Varejo com Loja e Varejo sem Loja.
Os varejistas com loja estão classificados em três espécies: varejo alimentar varejo não alimentar e o varejo de serviços. Como varejista sem loja, os seguintes tipos estão identificados como: Marketing direto, vendas direta, maquina de venda automática e varejo virtual.
Franquias
Muitas atividades varejistas estão-se expandindo por meio de sistema de franquias, no qual pequenos empresários podem-se beneficiar por serem parte de uma grande instituição de cadeia de varejo. A franquia consiste em um sistema contínuo e integrado de relacionamento entre franqueador e franqueado, que permite que o franqueado conduza certo negócio de acordo com um padrão de procedimentos e marcas definidos pelo franqueador.
A franquia representa uma forma de organização de varejo que pode ser caracterizada pelos seguintes aspectos:
• O franqueador possui uma atividade com marca registrada e licencia essa marca para franqueados que lhe pagam royalties.
• O franqueado paga o direito de fazer parte do sistema, os custos iniciais da montagem das instalações e uma taxa mensal e / o royalties.
• O franqueador proporciona ao franqueado o sistema operacional e de marketing para desempenhar as atividades, e uma exclusividade para operar em certa região.
Existem dois grandes tipos de acordos de franquias:
Produto / Marca
Nesse tipo de franquia, os comerciantes franqueados adquirem a identidade de seus fornecedores, concordando em vender os últimos produtos e / ou operações sob o nome do fornecedor. Comerciantes operam com certa autonomia de seus fornecedores. Embora tenham que adquirir a algumas regras operacionais, eles definem horas de trabalho, escolhem o local, determinam a infra-estrutura e os displays, e a política de recursos humanos.
Nesses sistemas, dois franqueados de um mesmo fornecedor poderão apresentar características diversas e desenvolver posicionamentos diferentes.
Formato de Negócios
Nesse tipo existe uma interatividade de relacionamento maior entre franqueador e franqueado. O fraqueado deverá adotar o formato do negócio estabelecido pelo franqueador, recebendo assistência na localização da loja, controle de qualidade, sistema contábil, procedimentos operacionais, e treinamento gerencial, além do direito de venda de produtos e serviços.
A existência de lojas modelo, linhas de produtos padronizadas e propaganda cooperativa fazem que esses franqueados atinjam um nível alto de coordenação, só comparável ao atingido pelas redes varejistas.
No Brasil, o sistema de franquias começou a ganhar força na década de 80, como surgimento de redes como o Boticário, Água de Cheiro, bem como Mac Donald’s. no primeiro surto de expansão, numero de unidades passou de 3.200 em 1985, para 8.000 lojas, em 1990. Sobreveio um segundo ciclo, entre 1990 e 1995, no qual foi alcançada a marca de 23.000 unidades, seguindo de um período de estagnação, em 1996 1997.
Nessa fase, ocorreu uma seleção natural do mercado, com o expurgo de franqueados e franqueadores despreparados para operar com o sistema. Houve também uma mudança no comportamento dos empreendedores, que passaram a ser mais exigentes como os produtos e serviços oferecidos pelos donos das franquias antes de decidirem aplicar seu dinheiro.
Numero Estimados de Franquias Franqueadores Franqueados (em 1.000)
1995 2011 1995 2011
Total – Todos os setores 732 2.226 23,1 86,7
Crescimento em Porcentagem 203% 12,69% a.a 374,9% 23,43% a.a
Fonte: ABAF/Simonsen Associados. Brasil em Exame, 2011
Departamentos Alugados
Como o nome indica, são departamentos dentro de uma loja de varejo, que são operados e gerenciados por outra empresa. Esse é um procedimento adequado quando um varejista não tem competência de gerir adequadamente um setor.
Essa modalidade de negócios tem tido uma expansão considerável em Hipermercados, onde encontramos, dentro desses negócios, lojas de perfumaria, drogarias, pet shop e outros. A utilização desses espaços para locação de agencias imobiliárias é uma das ferramentas de vendas, pois o público alvo que geralmente são: famílias, novos casais e outros, que tem o foco de obter a casa própria, ou aumentar os seus ativos permanentes.
Esse tipo de negócios pode trazer uma série de vantagens e algumas desvantagens:
Vantagens Desvantagens
Lojas existentes usualmente conhecidas Pouca flexibilidade nos procedimentos operacionais
Geram vendas imediatas Restrições nas linhas de Produtos/Serviços
Despesas reduzidas, infra-estrutura compartilhada Aumento de aluguel, se inquilinos têm sucesso
Economias de escala, propaganda em comum Localização inadequada para gerar vendas esperadas
A imagem dos inquilinos é favorecida pela imagem da loja
Varejo de serviço
Quando se pensa em varejo, a primeira imagem mental que surge são lojas que vendem produtos tangíveis, como supermercados ou lojas de confecções. Entretanto, grande parte das atividades varejistas consiste na prestação de serviços, pela importância crescente que os serviços assumem na economia e na vida dos consumidores, os estudiosos do varejo têm dedicado uma atenção cada vez maior a esse importante setor varejista.
Existem muitos tipos de varejo, em que a atividade exclusiva ou principal consiste na prestação de serviços, com salões de beleza, as clinicas médicas, imobiliárias. Nem sempre é fácil, entretanto, separar o varejo de serviços do varejo de produtos. Muitos formatos varejistas apresentam uma combinação dessas atividades.
Uma agencia imobiliária pode vender os produtos e serviços, vender produtos como: terrenos, casas, apartamentos, condomínios, e serviços como: consultoria para clientes como documentação de imóveis: escritura, IPTU, histórico do terreno, intermediação entre comprador e vendedor de um imóvel.
Fatores Sociais
Existem fatores sociais que são importantes para identificar os estilos de vida dos consumidores, tais como Cultura, Classes Sociais e os Grupos de Referencia. Esses fatores exercem forte influencia no comportamento dos consumidores e, portanto, merecem muita atenção dos profissionais na área de imóveis.
Cultural
É a somatória de conhecimentos, atitudes, valores, normas, costumes e comportamentos, compartilhados por agrupamento social transmitidos por meio de gerações. Valores e o comportamento de um brasileiro, por exemplo, são em geral muito diferentes dos de um japonês.
São aspectos culturais que determinam essas diferenças.
Classes Sociais
Consiste em um sistema informal de classificar pessoas de acordo com critérios de renda, ocupação, educação e residência. No Brasil, existe o conhecido sistema ‘’Critério Brasil’’, adotado na maioria das pesquisas de mercado, com a utilização de variáveis como nível de renda, ocupação e grau de instrução do chefe da família, nível de conforto doméstico e posse de determinados bens duráveis, para a classificação em classes sociais.
Grupo de Referencia
São grupos a que as pessoas pertencem ou almejam pertencer. Especialmente forte entre os jovens, mais também presentes em todas as faixas etárias. Incluem os líderes de opinião ou ídolos que influenciam os valores e o comportamento de compra das pessoas.
No Brasil, muitos artistas de televisão ou jogadores de futebol acabam tornando-se símbolos de grupos de referência e são, assim, utilizados em muitas campanhas promocionais de muitas empresas. Existe, entretanto uma nova tendência dos consumidores se tornarem mais individualistas e menos identificados com grupos de referencia. Cada um está formando seu próprio estilo de vida, escolhendo bens e serviços que expressem o crescente senso de ser único.
Grupos Sociais no Brasil
Para investigar as características e a distribuição dos grupos sociais no Brasil, foi desenvolvida uma pesquisa pelo Datafolha, com 15.688 pessoas em 411 municípios do Brasil, em Junho de 1997. Foram utilizados os parâmetros ABA/Abipeme de Classe Social, o grau de escolaridade do entrevistado e sua renda familiar mensal.
Por meio da analise de clusters os grupos foram separados em cinco segmentos: Elite, Batalhadores, Remediados, Decadentes e Excluídos. Os resultados dessa pesquisa estão apresentados logo a seguir:
Grupo Social População Características
Elite 8% Segmento mais próximo do topo da pirâmide social com a relação a renda e escolaridade. Idade média menor de 35 anos. Maior concentração de brancos (85%), menor porcentagem de negros (2%) e pardos (12%). Os mais integrados no mercado de trabalho formal.
Batalhadores 3% Conseguem obter uma renda alta mesmo com baixa escolaridade. Mais bem adaptados ao mercado de trabalho. Renda familiar mensal acima de R$ 2.240,00. Devem ter capacidades requisitadas pelo mercado ou talento para descobrir demanda não atendida. São típicos emergentes: 2% chegaram à classe A, 27% à B e 49% à C. Grandes consumidores de aparelhos eletrônicos e eletrodomésticos após o Plano Real.
Remediados 15% Estão n meio termo em todos aspectos: renda, escolaridade e capacidade de consumo médio.
Decadentes 14% Escolaridade acima da média, mas renda familiar mensal inferior a R$ 1.120,00. Maiores percentuais nos estados do RJ (18%), RS (21%) e SC (19%). Posse de bens de consumo superior à média da população indica que já tiveram um melhor nível social. Principais vítimas da revolução do trabalho que correu na década de 90. Mesmo os que têm emprego formal ganham pouco. Segmento mais jovem (31 anos) e 11% de estudantes.
Excluídos 59% Estão à margem de qualquer meio de ascensão social. Não foram além da 8º série do ensino fundamental. Em renda familiar mensal menor que R$ 1.120,00. Segmento este que sofre com o desemprego, 19% fazem bicos, 10% são assalariados sem registro e 10 aposentados. Maior concentração no Nordeste (71% contra 53% no Sudeste e 55% no sul).
Tipos de Clientes Finais
Nenhum cliente é igual ao outro, cada um tem sua característica diferente, em muitas situações, o individuo que usa o produto é diferente daquele que realiza a compra, ou daquele que paga pela compra.
A pequena história a seguir, serve para ilustrar diferentes participantes de uma transação de negócios.
Imagine uma típica família de classe alta, composta pelo Sr Mario 46 anos pequeno empresário, a sua esposa a Sra. Rosangela 42 anos não trabalha e para finalizar temos a sua filha a Rafaela de 16 anos estudante de ensino médio.
Está família está à procura de uma casa nova, todos estão empolgados em comprar uma nova casa, mais cada um tem um sentimento diferente para a compra da casa:
O Sr Mário está preocupado com o orçamento da família, e procura uma casa que venha a atender as suas necessidades, mais que não seja muito cara, o estilo da nova casa que quer comprar não o preocupa muito.
Já a Sra. Rosangela expressa um sentimento diferente com a do Sr Mário, ela priva pelo desenho arquitetônico da casa, os detalhes do interior, acabamento, ela é fiel ao estilo de casa que lhe agrada, não foca nas dificuldades de comprar a nova residência.
Podemos identificar nessa história três papeis de clientes, o comprador, o usuário e o pagador:
Comprador
É a pessoa que participa da busca e da compra do produto, o Sr. Mário da história.
Usuário
É a pessoa que consome ou utiliza produto, ou recebe benefícios do produto ou serviço. Podemos considerar que os três personagens dessa história são usuários do produto comprado, entretanto, a Sra. Rosangela se sobre sai, pois ela é a pessoa da família que mais coloca os detalhes para a compra, se isso mostra um maior interesse pela nova residência.
Pagador
É quem paga pela transação imobiliária, neste caso o Sr. Mário.
Adotando um conceito ampliado de cliente, qualquer individuo que desempenha um desses papéis deve ser considerado um consumidor ou cliente. Na história, portanto, os três personagens devem ser considerados clientes da agência imobiliária.
Diferentes conjuntos de valores e motivações determinam as motivações do consumidor para cada um dos papéis que desempenham:
• Usuário: Motivado por valores de desempenho do produto ou serviço, e também pelos benefícios de ordem social ou emocional.
• Comprador: Valoriza aspectos tais como os serviços, a conveniência, e a personalização do atendimento.
• Pagador: Motivado pelos aspectos financeiros, tais como preços facilidade de pagamento e de crédito.
Conceito de Necessidade no Varejo
Por trás de qualquer comportamento humano, existe uma motivação. Pode-se dizer que a motivação é a força que movimenta as pessoas. Existem dois elementos que formam a motivação:
Objetivo: Algo reconhecido como uma meta para aliviar tensão, resolver um problema e produzir felicidade.
Força Propulsora: Um sentimento interno de tensão, que impulsiona ações direcionadas para reduzir a tensão.
O modelo das necessidades de Maslow tornou-se um clássico que ajuda a explicar o processo da motivação humana. Maslow propõe que as motivações humanas obedecem a uma hierarquia, em que algumas necessidades precedem outras. Existem necessidades localizadas nos degraus inferiores de hierarquia que se refere à necessidades de sobrevivência física, fisiológicas e de proteção e segurança.
Uma vez atendidas essas necessidades básicas, outras necessidades de ordem social, psicológica e espiritual são despertadas, como a necessidade de pertencer e ser amado, necessidade de auto-estima e as necessidades de auto-realização.
A Teoria de Maslow sugere que as pessoas podem progredir ao longo da escala, mas podem também regredir, caso necessidades básicas comecem a ser comprometidas. A Hierarquia de Necessidades de Maslow é composta de cinco níveis de necessidades: de auto-realização, de auto-estima, sociais, de segurança e as fisiológicas.
Necessidades Fisiológicas
Para a grande parte do segmento da população do Brasil, que vive nos níveis de pobreza, essas necessidades ainda não estão adequadamente satisfeitas. Comida, bebida, vestuário básico são produtos essenciais para assegurar a sobrevivência e o bem-estar desses consumidores. Empresa no segmento de supermercados, hipermercados farmácias e hospitais atendem esse tipo de necessidade.
Necessidades de Segurança
Nesse nível estão englobadas necessidades de proteção física de residências com grau de proteção contra chuvas e intempéries climáticas, sistema de segurança contra violência e crimes, proteção para a saúde por meio de alimentos mais saudáveis, e programas de saúde. As necessidades de proteção e segurança exercem uma forte influência nas atividades varejistas, em especial no mercado imobiliário.
Hoje vemos grandes estratégias traçadas pelas imobiliárias para a venda de seus terrenos e residências, e também dos incentivos que governos federal, estadual e municipal tem feito para o fomento dessa área, sem falar nos ‘’aventureiros’’ que aproveitando a o aumento da demanda do mercado tem feito seus próprios empreendimentos e fechando bons negócios.
Necessidades Sociais
Consiste no desejo de se sentir integrado às diferentes comunidades a que pertence, o desejo de amor, afeição e amizade. Para isso o individuo necessita de se dispor de alguns valores para efetuar compras de alguns produtos que o fazem sentir parte daquele grupo, exemplo: Um grupo de motoqueiros a cada seis meses percorrem diversos estados, para fazer parte desse grupo é necessário ter uma moto, e adotar o estilo dos mesmos.
O que temos visto muito no meio imobiliário são o aumento na vendas de apartamentos, alguns grupos sociais tem adotado investir em apartamentos.
Necessidades de Auto-Estima
Englobam as necessidades de reconhecimento, orgulho, auto-respeito, status e sentimento de sucesso. Neste nível de necessidade, os consumidores gostam de se sentir ‘’especiais’’. Programas bem administrado de Marketing de Relacionamento podem valorizar sentimento de auto-respeito dos clientes, fazê-los sentir especiais.
Necessidades de Auto-Realização
Nesse nível estão incluídos as aspirações mais profundas de realização dos indivíduos, o equilíbrio, a paz, a felicidade os sentimentos de missão cumprida, de integração interior e integração universal. Podemos encaixar um cliente com esse perfil de necessidade suprida, os ‘’super excêntricos’’, aquele cliente que deseja coisas absurdas, e às vezes impossíveis de realizar.
Força de Vendas
A Força de Vendas representa o elo entre clientes e a empresa. O Técnico em Transações Imobiliárias busca os clientes, negocia, fecha a venda e condições de pagamento. O papel desse profissional vai muito mais além.
Infelizmente temos profissionais neste mercado que se limita em apenas vender imóveis. Eles tem eu ter a percepção de que a empresa tem que ter seus lucros, no destaque da sua credibilidade, e na satisfação das necessidades do clientes.
O profissional na área de imóveis busca clientes, desenvolve estratégias de venda, analisa dados e sabe ajustar o lucro da empresa com a satisfação do cliente.
Nem sempre, a comunicação verbal é suficiente para demonstrar os benefícios do produto. Eventualmente , o produto é inovador, e seu conceito ainda não está bem consolidado na cabeça o cliente, eventualmente o cliente tem mais facilidade para compreender visualmente os benefícios de um produto. Por isso é importante que o profissional na área de imóveis tenha sempre em mão o portfólio dos seus produtos bem organizados, ou até a maquete do ambiente.
Para se ter êxito nas vendas é necessário uma boa Administração na Força de Vendas.
Administração na Força de Vendas
Para se ter resultados relevantes e satisfatórios, quanto à efetivação das vendas, se tem a necessidade de um trabalho ‘’in loco’’ na estrutura de vendas, que veremos a seguir:
Planejar Estratégia e Estrutura de Força de Vendas (por Imagem)
Toda a organização antes de sair vendendo os seus produtos, ela tem por obrigatoriedade traçar planos, planejar estratégias de vendas, escolher os caminhos certos, para posteriormente colocar o seus produto a disposição do cliente, ter uma boa atuação no mercado.
Recrutar e Selecionar Profissionais de Venda
Após traçar todas as estratégias vendas, é o momento de recrutar os elementos chaves para a operação de vendas, ‘’o vendedor’’. A empresa irá verificar no mercado de trabalho, pessoas que tenham o perfil de vendas para o seu produto, para descobrir o perfil ideal de vendedor é necessário colocar algumas diretrizes que atendam as necessidades da empresa como:
• Empatia
• Boa relação interpessoal
• Conhecimento da área
• Disponibilidade para os horários da empresa
• Carteira de Clientes e Fornecedores
Treinar os Profissionais
Nesta etapa o vendedor passará por uma bateria de treinamentos, onde será mostrado o produto que irá trabalhar, o mercado que irá atuar, as diretrizes e normas da empresa, e outros processos que o ajudaram a praticar boas vendas.
Recompensar os Profissionais
O pagamento dos serviços prestados pelo profissional, geralmente é através de comissões sobre o produto vendido, pois incentiva o mesmo a vender mais, quanto maior é o volume de vendas, maior é a comissão a receber.
Supervisionar os Profissionais
O supervisor não tem só o papel de monitorar a equipe de vendas, mais também de ser um elemento facilitador na hora de uma dificuldade desse profissional, o supervisor é um elo entre o profissional que está na rua, e a empresa.
Avaliar Profissionais
Toda a empresa para poder existir, tem que vender os produtos que fabrica ou compra para revender, pois é através das vendas que ela consegue manter sua estrutura funcionando. E a avaliação de desempenho de vendas irá mostrar se o profissional está batendo as metas estabelecidas pela empresa, e através dessas metas ver se irá cobrir os custos da operação.
Fluxograma de Força de Vendas
Estrutura de Força de Vendas
A atuação do vendedor de imóveis no campo tem que ser bem ordenado, para que todo o público alvo descrito pela organização seja alcançado, e para isso é necessário que se tenha estruturado uma força de vendas no campo. E para isso temos três formas de estruturar a equipe de vendas:
• Estrutura de Força de Vendas por Território.
• Estrutura de Força de Vendas por Produto.
• Estrutura de Força de Vendas por Cliente.
Estrutura de Força de Vendas por Território
O vendedor tem que atender o máximo de clientes dentro do mês independente do tamanho da área de atuação do mesmo. Pois dependendo da área poderá haver clientes que não receberam a visita deste vendedor, o que pode ocasionar até a perda do cliente, pois o mesmo pode procurar um produto substituto ou outra marca de produto.
Estrutura de Força de Vendas por Produto
Neste conceito o profissional tem que entender profundamente o produto em que trabalha, pois ele não trabalha com todo o mix da empresa.
O vendedor também tem que conhecer o restante do mix da empresa, caso o cliente precise comprar produtos que não estão no seu portfólio, mais a empresa tem disponível, é necessário que se indique o outro vendedor da mesma empresa, para satisfazê-lo nessa necessidade. E dessa maneira manter o cliente fidelizado com a marca da empresa.
Estrutura de Força de Vendas por Cliente
Nesta estrutura o profissional tem um público bem mais especifico e mais enxuto, isso o ajuda a montar estratégias mais centralizadas, pois ele tem a oportunidade de conhecer melhor o seu cliente, consegue visitá-lo mais, e com isso conhecer as suas necessidades mais a fundo.
Pós Vendas
Estudos revelam que para manter um cliente sai mais barato e mais lucrativo do que buscar novos clientes no mercado. Por isso temos que dar importância à pós venda. Um cliente satisfeito torna-se um cliente fiel, e melhor ainda indica novos clientes em potencial.
Pós venda consiste na manutenção e no aumento dos lucros da empresa e do profissional imobiliário. O tempo do profissional de vendas é dividido em:
• Efetivar a venda.
• Captar novos clientes.
• Visitar clientes.
• Resolver problemas.
A pós venda inicia-se quando a venda é concretizada, isto é, quando o negócio foi fechado, e a forma de pagamento já foi combinada. Mas não quer dizer que a entrega já foi feita e que o pagamento já foi realizado. O profissional deverá acompanhar todo o processo:
Acompanhar a entrega do produto ou serviço
Nesta primeira etapa da pós venda, o profissional imobiliário tem que acompanhar todo o processo de entrega do imóvel, pois pode ocorrer que no meio do processo, alguns pontos que já foram alinhados, não sejam feitos da maneira acordada.
Avaliar o nível de satisfação do cliente
O grau de satisfação do cliente deriva entre o real e a expectativa, o cliente faz comparações sobre o desempenho geral do negócio. Uma insatisfação do cliente pode provocar um grande ressentimento contra o profissional imobiliário.
Por isso é importante buscar com o cliente os pontos positivos e negativos do negócio, seja através de uma conversa formal através de relatórios de pesquisa, ou informal, através de uma conversa simples e objetiva.
CAPITULO 4
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
IMOBILIÁRIOS
Eventos Imobiliários
Objetivo:
Os eventos são um eficiente canal de comunicação com os públicos, visando atingir resultados institucionais e/ou mercadológicos, a partir da definição clara dos objetivos.
Quando planejamos um evento, estamos detalhando com precisão e habilidade as necessidades específicas de cada projeto, independente da área de atuação: cultural, lazer, entretenimento, gastronomia, turismo, dentre outras. Para garantir a qualidade e o retorno desejado de cada evento é preciso compreender e entender as diversas técnicas e instrumentos, que irão proporcionar um desenvolvimento adequado aos projetos de eventos.
Associamos a técnica de cerimonial e os procedimentos de etiqueta empresarial ao conteúdo de planejamento de eventos, na certeza de contribuir para ampliar a reflexão sobre a temática e nortear aspectos importantes para todos os que estão envolvidos com a complexa e diversificada arte de promover e conduzir eventos.
Cabe ao gestor de eventos aprimorar sempre a informação, ser criativo e pró-ativo, ter percepção e BOM SENSO. Em seguida propiciar e estabelecer condições claras e eficazes no desenvolvimento de um projeto de eventos, pontuando as técnicas de cerimonial e as regras de etiqueta ao conjunto do trabalho.
Eventos
O evento é a forma/maneira de aproximar as pessoas e/ou organizações e entidades a partir de um objetivo específico, visando comemorar, congratular, celebrar fatos importantes e significativos do cotidiano social ou empresarial.
O que gera um evento
Os eventos são importantes para o contexto social, econômico e político de uma sociedade gerando:
• Fortalecimento nas relações sociais e políticas do grupo de pessoas ou entidades envolvidas;
• Promoção e consolidação de contatos comerciais e empresariais (networking) na manutenção e/ou na busca de novos projetos e programas de natureza: rural, cultural, turística, científico e etc;
• Movimentação da economia local, gerando atividades complementares aos eventos: deslocamento de pessoas, transportes, hospedagem, lazer, serviços de montagem e infra-estrutura, comércio informal e etc;
•
• - Oportunidade de ampliar a geração de empregos e aproveitamento da mão-de-obra local;
• - Projeção de imagem do grupo, organizações, municípios, estados e etc.
• - Movimentação do fluxo de turismo divisas de trabalho e negócios rurais ou empresariais (turismo de negócios).
A prática do desenvolvimento de eventos contribui de maneira expressiva para a movimentação de diversos setores e grupos de pessoas. É preciso estar atento para perceber e observar o que os eventos podem beneficiar, gerando alternativas e possibilidades de crescimento (nicho de negócio).
Conceitos e Classificações
Evento = é um canal de comunicação aproximativo. Uma reunião/ agrupamento de pessoas e/ou entidades e instituições entorno de um objetivo comum.
Cerimonial = é o conjunto de técnicas que proporciona uma seqüência lógica de atos numa solenidade.
Etiqueta = normas e procedimentos comportamentais.
Protocolo = normas aplicadas no contexto das relações diplomáticas
Tipos de Eventos e Classificações
Reunião
Caracteriza-se como o embrião de todos os tipos de evento. Trata-se do encontro entre duas ou mais pessoas, a fim de discutir, debater e solucionar questões sobre determinado tema relacionado com suas áreas de atividade. Cabe à reunião, planejamento minuciosos para otimização de resultados. Dez requisitos são essenciais para seu sucesso:
- Convite ou convocação com horário de início e término a todos os participantes
- Confirmação de presença
- Participantes relacionados com o tema da reunião
- Coordenador
- Programa pré-estabelecido(pauta, divulgação e organização)
- Infra-estrutura Logística
- Infra-estrutura de Pessoal
- Objetividade
- Relatório Final
Conferência
Caracteriza-se pela apresentação de um tema informativo, técnico ou científico, por autoridade em determinado assunto, para um grande número de pessoas, denominado platéia. Mia formal do que a palestra exige a presença do conferencista. As perguntas deverão ser feitas ao final do evento, por escrito e identificadas. Os recursos audiovisuais devem ser operados por técnico e para gravações e filmagens, é necessária a autorização do conferencista. A duração ideal é de no máximo uma hora e meia, dividindo-se o tema entre a apresentação e a sessão de perguntas e respostas.
Palestra
Caracteriza-se pela apresentação de um tema pré-determinado a um grupo pequeno, que já possui informações sobre o assunto. Menos formal do que a conferência, exige a presença de um coordenador, para a apresentação do palestrante e tiragem de perguntas. Estas podem ser feitas diretamente pela platéia, que deve ser menor do que a da conferência, durante a apresentação e após a autorização do apresentador.
Também se aceitam perguntas por escrito, desde que identificadas. O local para pronunciamento é mais livre do que na conferência, podendo fazê-lo da tribuna, na mesa diretora ou circulando entre os participantes, com a utilização de recursos audiovisuais operados pelo próprio palestrante. A duração ideal é a mesma da conferência, com o tempo dividido entre a apresentação e a sessão de perguntas e respostas, a critério do coordenador. Ao contrário da conferência, são permitidas fotos, gravações e filmagens, mas se usando o bom senso para que a apresentação não fique prejudicada e com a concordância do palestrante.
Videoconferência ou Teleconferência
Caracteriza-se pela apresentação de um tema a grupos de pessoas, que tem interesse sobre o assunto, estando eles dispostos em espaços diferentes e distantes. Essa apresentação é feita por meio de recursos audiovisuais e eletrônicos que permitem a interação entre os participantes. Trata-se da mais recente das criações no setor de eventos e tem sua origem na dinâmica do mundo globalizado, que visa encurtar distâncias, racionalizar diálogos, reduzir investimentos e acelerar a troca de informações entre pessoas ou empresas.
Além das vantagens apresentadas, apresenta algumas desvantagens: a participação do público assistente é limitada; a interação entre os participantes,é relativa, não havendo entre eles contigüidade (proximidade) física. Para a montagem de uma videoconferência são necessários os equipamentos: câmera, codificador e painel de controle, que emitem os sinais por meio de satélites, que são decodificados nas salas especiais de recepção. A videoconferência é cada vez mais aceita e utilizada nas organizações.
Workshop
É basicamente uma palestra dividida em duas partes: teórica e prática. A primeira caracteriza-se pela apresentação teórica de um tema e a segunda trata-se da fase prática, na qual os participantes testam as informações recebidas. O termo workshop tem sido utilizado abusivamente e tem sua origem na oficina de trabalho. Como todo evento que tem sua parte prática após a explanação, alcança alto retorno de captação e memorização entre os participantes.
Seminário
Evento surgido inicialmente no meio acadêmico caracteriza-se pela reunião de um grupo de pessoas que tinham por objetivo a apresentação de um tema, anteriormente pesquisado, para a platéia com algum conhecimento sobre o assunto. Atualmente, seu conceito está mais amplo e seminário é um evento que se caracteriza pela discussão de um tema proposto, do qual se estuda todos os seus aspectos, pesquisados por grupos e apresentados por representantes, não havendo tomada de decisão.
É apresentada sob a forma dialogal, como palestra, painel, debate ou mesa redonda (reunião do tipo clássica, preparada e conduzida por um coordenador) em período pré-determinado, com a presença de um coordenador, que domine o assunto e de um ou mais apresentadores, e escolhidos pelo grupo. São permitidas perguntas de preferências escritas e identificadas.
A duração do seminário é de um dia inteiro; se realizado em mais de um dia é jornada. Entretanto, esse conceito foi modificado, principalmente pela classe empresarial, que utiliza o seminário e o organiza em mais de um dia, com a mesma nomenclatura.
Simpósio
Caracteriza-se pela apresentação de um tema geral de grande interesse, que é dividido em subtemas, por especialistas de renome, sendo seu objetivo final o intercâmbio de informações, com a tomada de decisão.
É permitida a ilustração do tema base, com a apresentação de eventos expositivos e demonstrativos como: feira, salão, exposição e mostram sempre relacionados ao tema principal. Mais eclético (que mistura um pouco de cada estilo) do que o congresso permite também a apresentação de temas de interesse geral, e não só de classes específicas como: medicina alternativa, esoterismo, arquitetura e paisagismo, etc., no qual pessoas de todos os segmentos e setores sócio-econômicos podem ter interesse. A audiência pode ser selecionada, podendo se manifestar com perguntas por escrito e identificáveis, ao final do evento. A duração do simpósio é, em média, de um a três dias.
Congresso
Caracteriza-se pela reunião formal e periódica de pessoas, pertencentes a grupos profissionais com o mesmo interesse, geralmente promovido por entidades associativas, objetivando estudar, debater e chegar a conclusões sobre um tema geral, que é exposto em subtemas. Estes são apresentados sob diferentes tipos de eventos, como painel, conferência, palestra, debate, mesa redonda, simpósio, mostra, exposição, feira.
O congresso é planejado por uma comissão organizadora que elabora o regulamento e o regimento. O regulamento é o conjunto de normas que define a execução do evento como: data, horário, local, duração, forma de inscrições, hospedagem, transporte, visitas, etc. O regimento define regras de montagem do evento, desde a criação da comissão organizadora, funções de cada membro, cotas de patrocínios, até as regras de apresentação dos trabalhos e subtemas, destinadas ao público interno ou apresentadores.
Os congressos apresentam, ainda, as comissões técnicas, formadas por grupos de estudiosos de um tema, com a finalidade de analisar trabalhos ou debaterem sobre os temas, que serão apresentados no plenário, de acordo com o regimento. As apresentações, trabalhos e propostas são reunidos em um documento único, entregue aos congressistas, juntamente com as conclusões do evento. A sua duração é de cinco dias e sua realização, anual ou bienal.
Encontro
Tipo de evento que se caracteriza pela reunião de pessoas de uma mesma categoria profissional para debater temas polêmicos, um exemplo são os encontros dos profissionais em imobiliária, apresentados por representantes dos grupos participantes.
Muito utilizado por classes específicas, requer a presença de um coordenador para a apresentação dos representantes dos grupos e a coordenação dos trabalhos, que são expostos em forma de palestras, conferências, mesas-redondas, painéis ou demonstrados como mostra, exposição ou feira.
As características básicas do encontro são semelhantes às do congresso, porém com menor abrangência de público; enquanto o congresso reúne todos os profissionais que têm interesse em determinado segmento (ex: um congresso sobre habitação reúne todos os profissionais que trabalham na parte habitacional: engenheiros civis, arquitetos, técnicos em transações imobiliárias, representantes de órgão governamentais: CEF, Secretaria da Habitação, prefeituras e outros), o encontro reúne somente um segmento e com período menor de duração – de um a três dias. Exige a colaboração de programa pré-determinado, a presença de representante de cada grupo, para defesa das propostas, o coordenador e os anais (registro anual de fatos).
Convenção
Caracteriza-se por ser um evento interno de uma organização, empresa, entidade ou partido, objetivando o treinamento, a reciclagem, a avaliação, o entrosamento, a troca de informações entre os participantes.
São utilizados vários tipos de reuniões-palestras, conferências, mesa-redonda, debates, workshops, inclusive entretenimentos e lazer, brindes, prêmios também fazem parte do programa, e trata-se do momento ideal para a organização transmitir sua mensagem de otimismo e esperança no futuro da organização.
Geralmente, sua realização é anual e os participantes se reúnem de três a cinco dias, em local fora da cidade onde está sediada a empresa, para maior rendimento dos trabalhos e interação do grupo.
Eventos baseados nas reuniões coloquiais (informais) sociais
As reuniões coloquiais – tanto sociais como recreativas – não têm como objetivo informar, discutir, debater, tomar decisões. São eventos que permitem entrosamento, confraternização, entretenimento; desanuviam tensões, criam climas positivos, registram fatos e datas e oferecem aos participantes retornos surpreendentes. Com o espírito leve, quem não produz melhor?
Os principais tipos de eventos coloquiais sociais são:
Brunch (breakfast + lunch)
Tipo de evento criado nos Estados Unidos e adotado com sucesso no Brasil. Caracteriza-se por ser um café da manhã-almoço, servido em estilo buffet, com o objetivo de apresentar e “vender” uma idéia ou produto a um grupo de pessoas, não exigindo contigüidade física entre os participantes.
O número de participantes deverá estar de acordo com o tamanho do espaço físico utilizado e do cardápio escolhido, não havendo limite para tal. Além do bom planejamento, o sucesso do brunch está no equilíbrio entre os doces e salgados e entre os sucos e bebidas. Deve ser lembrado de que se trata de um café da manhã-almoço, horário no qual os estômagos estão vazios. Tortas salgadas e sanduíches podem ser servidas com bolo inglês, pãezinhos, pães de queijo; frios e queijos são bem-vindo.
Próximo da hora do almoço, empadas, coxinhas. Sucos, café, chá, leite podem estar lado a lado com coquetéis de frutas. Não abusar de cremes, chocolates e bebidas com alto teor alcoólico, principalmente na primeira fase do evento. Além de seu conceito empresarial, o brunch é utilizado socialmente em finais de semana, quando os horários são mais flexíveis e as pessoas acabam fazendo duas refeições em uma só. O horário ideal par sua realização é das 10h00 às 14h00.
Coffee-break
Não se trata de um evento, mas sim do tradicional lanche, “parada para o café”, que tanto pode ser no período da manhã como no da tarde. Objetiva oferecer aos participantes um descanso entre duas fases de um evento, necessária e essencial para a otimização de resultados. Deve ser servido: café, leite, chá, sucos, frutas, pães, brioches, bolos, manteiga, geléia, queijos e frios.
Coquetel
Caracteriza-se pela reunião de pessoas com o objetivo de confraternização, motivadas pela comemoração de um acontecimento. Trata-se de um evento coloquial no quais os participantes se confraternizam, servindo-se de bebidas diversas e canapés – cardápio do coquetel party.
O sucesso do coquetel depende de sua organização, não tão cerimoniosa como os jantares, adequação de público / evento e equilíbrio enter as bebidas e os canapés. Acrescentando-se um prato quente é o coquetel souper; servido em estilo americano, é o coquetel buffet. O coquetel servido pelos diplomatas, geralmente,em comemoração à data nacional de seu país, é o vin d’honneur.
O número de convidados é indeterminado, sendo um evento categorizado como aberto, com as pessoas conversando em pé, mas é ideal que haja mesas de apoio e cadeiras espalhadas pelo salão.
Trata-se de evento de curta duração e, segundo Marcelino de Carvalho, no livro Guia de Boas Maneiras, o coquetel caracteriza-se por 4 S: surgir, saudar, sorrir, sumir. O horário ideal para a sua realização, como evento empresarial, é das 19 às 21 horas. Tornou-se habitual oferecer coquetel antes do almoço, quando a ocasião for mais formal. Entretanto, nesse caso é, somente, um apoio para o almoço.
Happy Hour
Empresarialmente, trata-se de evento caracterizado por um drink, sempre ao final da tarde, utilizado como política de entrosamento da empresa. É dirigido a um número limitado de participantes, que se reúnem em local adequado – bar, galerias, restaurantes -, objetivando a otimização de relacionamento, entre drinks, canapés e uma boa conversa.
Pode haver entretenimento, como sorteios de aperitivos e jogos de salão, sendo o horário ideal para sua realização das 17h30 à 19h00.
Café da Manhã
Evento com alto retorno empresarial, em função do horário, no qual os participantes têm maior capacidade de captação e assimilação dos temas a serem abordados. Ideal para reuniões de negócios e para apresentação de nova filosofia da empresa, mudanças gerenciais, novos produtos, comunicados de fusão, etc. Trata-se do tradicional café da manhã, que deve somente seguir algumas regras básicas para obter o sucesso desejado:
- Convite com horário rígido e para o início da manhã (7h30 – 08h00);
- Aguardar a chegada da maioria dos convidados - tolerância de 15 minutos;
- Os convidados devem participar sentados;
- Serviço estilo Buffet com mesa de apoio para pães, frios e sucos;
- Café, leite, chá servidos pelos garçons;
- Duração do serviço do café: aproximadamente 45 minutos;
- Pronunciamentos após o término do serviço do café;
- Entrega de material informativo ou promocional na saída.
Chá da Tarde
Reunião descontraída, flexível quanto ao número de convidados, horário e cerimonial. Evento mais apropriado para senhoras e muito utilizado para levantamento de fundos de campanha beneficentes. Mais utilizado do que o café da manhã, o chá da tarde compõe-se basicamente de chá, sucos, café, leite, acompanhados de bolos, brioches, sanduíches, salgadinhos, doces, tortas doces e salgadas. Podem ser organizados em residências, clubes, hotéis, sendo seu horário ideal a partir das 15 horas.
Almoço ou Jantar
Evento utilizado para comemorações, confraternização e consolidação de negócios entre parceiros empresariais. O jantar é mais formal do que o almoço, exigindo uma forma mais elaborada, com planejamento e cerimonial adequados à ocasião. O tipo de serviço – forma de servir – do evento deve ser determinado de acordo com o protocolo da ocasião.
Eventos demonstrativos ou expositivos
Inaugurações e Lançamento
É a apresentação ao público-alvo da organização de suas novas instalações, lançamento de um condomínio residencial ou empresarial, envolvendo um cerimonial específico, com descerramento de placa e desenlace ou corte de fita inaugural.
A placa é utilizada para o registro do que está sendo inaugurado. No texto da placa deve constar o nome do que se inaugura, data, nomes das pessoas que implementaram e colaboraram na obra e dos diretores da organização na ocasião da inauguração.
A placa será coberta por um tecido, disposto na forma de uma cortina, acrescido de cordão e pingente, para facilitar o descerramento, em qualquer cor, inclusive nas cores nacionais. É proibida a utilização da Bandeira Nacional.
As fitas podem ser cortadas ou desenlaçadas. Quando em laço, este deve apresentar uma ou mais pontas, de maneira a se desfazer sem maiores dificuldades. Podem ser de qualquer cor – da empresa, do país, do estado, do município. O desenlace é recomendado para ambientes abertso. O corte da fita, por meio da tesoura, é usual para cerimônias internas. Em alguns casos são utilizadas luvas brancas, oferecidas para aqueles que farão o corte da fita. O evento deve terminar com uma visita às novas instalações.
Pedra Fundamental
Cerimônia que assinala o início de uma obra, utilizada como estratégia para sua divulgação e registro para a posteridade. Consiste na colocação de documentos relacionados à futura construção em uma urna, que será enterrada em cova, coberta com uma pedra de identificação. Está poderá conter uma cópia da planta da obra, atas de reuniões, gravações de pronunciamentos, fotografias, vídeos, jornais, revistas, moedas e cédulas da época.
Visitas Empresariais
Evento que registra a apresentação da empresa a público segmentado, em dia específico, por meio de visitação. Cândido Teobaldo de Souza Andrade chama de “política de portas abertas”, que visa aproximar a empresa de seu público. Também conhecida como “open day”. Existem dois tipos de visitação:
1 - Política de portas abertas ou Open Day
Neste tipo de evento cabem as visitas de grupos de interesse da empresa: revendedores, distribuidores, varejistas, associações de classe, de bairro, e, ainda, os tours de funcionários quando de sua contratação.
2 - Visitas Especiais
Missões oficiais, visitas estrangeiras, comitivas, autoridades e personalidades.
Feira
Evento caracterizado pela exposição de produtos em estandes, promovido por uma entidade que estabelece as regras gerais, permitindo que os expositores sigam a filosofia de suas empresas para atingir os objetivos institucionais e mercadológicos.
Salão
Demonstração pública de produtos, de determinado setor, sem objetivos mercadológicos imediatos. Menos amplo e abrangente do que a feira; visa somente divulgar.
Exposição
Exibição pública de produção artística ou industrial, em painéis ou estandes, com o objetivo de demonstração e divulgação, promovida por uma empresa ou entidade que estabelece sua filosofia, não havendo autonomia para os expositores. Pode ser itinerante ou não. Atualmente, têm-se encontrado exposições com objetivos mercadológicos. Convencionou-se chamar o primeiro dia de uma exposição artística de vernissage. O termo é francês e, conta a história, vem dos artistas boêmios que no século passado, ao terminar uma obra e envernizá-la, convidam os amigos para apreciá-la.
Leilões
Evento caracterizado pela exposição de produtos que serão vendidos ao público-alvo, por uma estratégia mercadológica determinada: leva o produto quem der o maior lance, partindo de preço mínimo estabelecido. Necessita de um leiloeiro oficial e organização específica.
Planejamento de Eventos
O planejamento de um evento deve ser traçado de modo a englobar os aspectos reais, percebidos e analisados nos diversos ambientes onde o evento ocorrerá. É fundamental a identificação do tipo de evento que será planejado, para atender as necessidades do público-alvo. Cada evento deve ser tratado como um caso particular (customizado), com organização e características próprias. Todo evento deve ser organizado com a preocupação de desenvolver um planejamento específico, com ações que estejam centradas nos objetivos da instituição e ou organização, assegurando condições de satisfação dos participantes. Ao utilizarmos o planejamento para o desenvolvimento de um evento estaremos:
- Ganhando tempo;
- Evitando desperdícios;
- Empregando menores esforços;
- Minimizando imprevistos;
- Traçando estratégias.
Levando em conta a decisão política da organização em realizar o evento, dois elementos são determinados ao seu planejamento:
1 - Objetivo
É o que se pretende alcançar com o evento, seja ele institucional ou promocional. Os objetivos são fatores essenciais para criar, estabelecer, firmar, manter e divulgar o conceito e a imagem de uma organização, pessoa, ou produto.
2 - Público Alvo
São aqueles que se pretendem atingir com a realização do evento. Cada organização tem seus públicos específicos. A necessidade de sobrevivência das organizações faz com que alguns públicos sejam mais importantes do que outros em determinadas circunstâncias. Essa circunstância é o evento e a adequação correta: organização-público-evento, irá ampliar o grau de relacionamento e de convivência, otimizando os resultados do acontecimento.
A identificação dos públicos, ajuda a mostra o universo de públicos para qualquer organização. No entanto, em função da magnitude das ações e do evento programado, esse público poderá ser ampliado ou reduzido.
Cronograma e Check List
No desenvolvimento do planejamento de um evento, é necessária a distribuição de tarefas, bem como a definição dos responsáveis na execução de cada atividade. Caberá à equipe executora do projeto definir o método mais adequado e prático na elaboração dos cronogramas e “check-list”.
Aspectos Relevantes do Planejamento
Um evento bem elaborado depende, entre outros fatores, de uma competente administração dos serviços necessários à execução das ações identificadas no planejamento. Caberá ao organizador de eventos, administrar esses serviços, distribuindo tarefas e coordenando pessoalmente, as pessoas encarregadas de realizá-las.
1.Orçamento
O objetivo principal é adequar os recursos financeiros a todas as necessidades do evento, incluindo os recursos materiais e humanos. Controle e previsão de custos através de cronogramas e fluxo de caixa.
2.Transporte
Aéreo: Cuidado e atenção para os prazos, confirmação de passagens para conferencistas e convidados. Companhia aérea “oficial” do evento.
Terrestre: O deslocamento terrestre poderá ser feito por empresas transportadoras especializadas em receptivos.
Receptivos: Translado de participantes e convidados nas cidades que se realizam os eventos.
3. Hospedagem
Escolha de hotéis, de preferência próximos ao local do evento e com várias opções de preços (atender as condições sócio-econômicas dos participantes). Reservas antecipadas, confirmação e conhecimento dos locais de acomodação. Lista de hóspedes (nome, tipo de apartamento, datas e horários de entrada e saída, além de forma de pagamento), enviada ao hotel contatado com alguma antecedência. Agenda com a programação do evento, brindes, cartões de boas vindas podem ser enviados ao hotel, antes da chegada dos convidados. É um tratamento especial que traduz cordialidade e organização (Ex: colocar frutas de sua preferência).
4. Segurança
É o ponto de destaque em qualquer evento. De acordo com o tipo de evento e o número de participantes, definir quantos seguranças será necessário.
5. Estacionamento
Sempre que possível é importante estudar a possibilidade de oferecer aos convidados um local com área de estacionamento. Uma outra opção é a contratação de um estacionamento próxima ao local do evento. O pagamento você combina antes com a empresa proprietária do estacionamento e determina a forma de controle.
6. Decoração
Para cada tipo de evento, devem ser analisados os mecanismos e recursos utilizados para decorar o local. A criatividade deve prevalecer. Mas, cuidado com o exagero de adronos, flores, mobiliários e efeitos especiais de iluminação. Bom senso e neutralidade na composição de cores são pontos de destaque em qualquer processo de decoração.
Simulação do evento no local / Ensaio
Fase fundamental do planejamento do evento, considerando a oportunidade de mudanças e alterações pré estabelecidas no programa:
A simulação do evento no local a ser realizado possibilita uma melhor adequação no posicionamento correto de pessoal de apoio: recepcionista, locutor, fotógrafo, etc.
- Definição de ângulos favoráveis para filmagem, projeção, fotografia, etc.
- Afixação de pano de placa, colocação de fita para corte simbólico, etc.
- Testar todos os detalhes propostos no programa.
Tipos de Convites
Ao planejar o convite, devem-se definir as mensagens e os meios de comunicação mais adequados para informar e motivar o público-alvo, levando em consideração as características próprias de cada evento.
Impresso
Usado paras eventos específicos. “Lay out”: tipo de letra, formato, papel e cor são pontos importantes para o conjunto e a harmonia do convite. Muitas vezes, o convite chega a valorizar o evento e criar expectativa nos convidados. A criatividade pode e deve ser empregada em certos tipos de convite.
Semi-Impresso
Com espaço em branco para se acrescentar o nome do convidado e outros dados (data, horário e local do evento), etc.
Outros Veículos de Comunicação de Massa
Serão utilizados quando se tratar de eventos de grande porte ou uma amplitude impossível de ser conseguida com convites individuais. Ex: anúncios, cartazes, faixas, etc.
Modelo de Convite Impresso
O Diretor da Corretora Imobiliário RW Associados, Sr José Antônio Duarte
Convida para o Lançamento do Condomínio Empresarial Management Prime
Data: 22 de novembro de 2010
Horário: 19h00 às 20h30
Local: Rua Ângelo Muniz, nº 64 – Bairro: Jaguaré - São Paulo
Favor Confirmar a presença: (11) 0000-0000 – Rosangela
Traje: Passeio Completo
Antecedência para entrega
Convites formais
10 a 15 dias Convites íntimos
03 dias Convites de casamento
30 dias convidados
45 dias padrinhos
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
STONER, JAMES A. F., Administração, 2º ed, Ed ABPDEA, São Paulo, 2007.
PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil – Gestão Estratégica: 1 Ed. São Paulo: Atlas Ed, 2009.
KOTLER, Philip. Administração de Marketing: 10. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall Ed, 2005.
COLENGHI, Vitor Mature. OSM e qualidade total uma interpretação perfeita: 2. ed. Rio de Janeiro: Qualitymark Ed, 2003.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização de Eventos: 1 Ed. Atlas Ed, São Paulo, 2003.
DOBLINSKI, Suzana. Negócio Fechado: Um Guia Empresarial de Viagens: 1 Ed. Rio de Janeiro. Campus, 1997;
